Måndagen den 4 december var det dags för den årliga konferensen Representation och förmånsbeskattning igen. En konferens med anor från 2001 och som alltid går av stapeln i december. Moderator var – för fjärde året i rad – Lotta Eriksson, som arbetar på Företagsuniversitetet.
Över 100 personer trotsade vinterkyla, tågproblem och halka och tog sig till Palmsalen i Posthuset när Representation och förmånsbeskattning 2023 genomfördes måndagen den 4 december.
Moderator, Lotta Eriksson, hälsade deltagarna välkomna och berättade bland annat att hon frågat ChatGPT om vad representation och förmånsbeskattning är och fått följande svar:
”För att undvika skattebrott och följa lagar och regler, är det viktigt för både arbetsgivare och anställda att förstå hur representation och förmånsbeskattning fungerar inom deras specifika jurisdiktion. Det är också viktigt att korrekt rapportera sådana förmåner till skattemyndigheter och följa eventuella riktlinjer och regler som gäller för dessa transaktioner. Det kan vara klokt att konsultera med en skatteexpert eller jurist om det finns oklarheter kring dessa områden.”
Och det var ju just precis det som skulle ske under konferensen! Första föreläsare är den återkommande experten från Skatteverket, juristen Pia Blank Thörnroos. Hennes budskap var att det inte händer så mycket inför 2024 men att prisbasbeloppet höjs till 57 300 kronor och att maximibeloppet för tjänsteresor är 290 kronor.
Hon berättade även att kostförmånen blir 297,96 kronor (300 kronor), där fri lunch eller middag värderas till 120 kronor och fri frukost till 60 kronor. Hon gick även igenom bostadsförmån och vad som gäller för semesterbostad.
- Det finns också ett förslag på höjd jämförelseränta för ränteförmån inför 2024, berättade hon. Det skulle innebära att jämförelseräntan höjs med 0,5 procent till 1,5 procent.
Pia Blank Thörnroos berättade även att beloppsgränserna för jul- och jubileumsgåvor är oförändrade för 2023 men ska ses över för 2024.
Därefter gick hon igenom problemet med att arbetsgivare kan erbjuda anställda att ladda fordon gratis på arbetsplatsen samtidigt som många kanske har en förmånsbil.
- Möjligheten att ladda bilen gratis på jobbet har väckt frågor kring rätten till avdrag när man har en förmånsbil. Den som har en förmånsbil och laddar gratis el på arbetsplatsen kan inte få skattefri milersättning för tjänsteresor, poängterade hon.
- Så låt inte folk ladda på jobbet om de har förmånsbil!
Pia Blank Thörnroos gick även igenom vad som gäller för arbetsredskap, möbler och kontorsutrustning vid arbete i hemmet och berättade om två pågående utredningar.
Den ena handlar om en utvecklad arbetsgivardeklaration, där arbetsgivaren från den 1 januari 2025 ska lämna uppgift om frånvaro för vård av barn. Detta för att komma till rätta med välfärdsbrottsligheten. Den andra handlar om moderniserade skatteregler för ett flexibelt arbetsliv. Utredningen ska lämna sina förslag den 15 januari 2025.
Här finns Pia Blank Thörnroos presentation
Beskattning av personalvårdsförmåner
Även Marie Enander, skattejurist vid KPMG, återvände till Representation och förmånsbeskattning, för att dels tala om personalvårdsförmåner och dels om representation i olika former.
I det första passet tog hon avstamp i vilka risker som felhantering medför. Riskerna är förstås nedslag i ett skatterevision (Skatteverket kan knacka på dörren efter upp till sex år), negativ publicering i media och anseenderisker.
- Gränsdragningen i de här frågorna gör det svårt men det är viktigt att veta vad man gör och dokumentera det, konstaterade hon.
Hon gick därefter igenom förutsättningarna för att något ska ses som en förmån.
- Allt man som anställd eller uppdragsgivare får är i grunden skattepliktigt men det finns undantag, som personalvårdsförmåner.
- Förmåner är allt som den anställde får förutom lönen. De ska alltid värderas efter marknadsvärdet och är avdragsgilla för arbetsgivaren.
En personalvårdsförmån har som syfte att skapa trivsel på arbetsplatsen och ska alltid rikta sig till hela personalen.
- Den kan handla om kaffe, te, fruktkorg, bullar eller motion men det ska vara av enklare slag, betonade Marie Enander och gick även igenom vad som gäller för friskvårdsbidraget (som numera är på högst 5000 kronor).
Det finns även särskilt reglerade skattefria förmåner, som personalrabatter, företagshälsovård, arbetsredskap med mera. När det gäller arbetskläder är det viktigt att fundera över om de faktiskt är arbetsredskap eller en privat levnadskostnad.
För att arbetskläder ska vara skattefria måste de tillhandahållas för att använda i tjänsteutövandet, vara obligatoriska och avpassade för tjänsten. I princip ska man inte ha dem på sig till och från arbetsplatsen.
Här finns Marie Enanders presentation om personalvårdsförmåner
Representation och resor – vanliga fallgropar
Efter lunchen i Orangeriet i Posthuset, var Marie Enander tillbaka på scenen för att prata om representation, det som KPMG får allra flest frågor om.
- Det är viktigt att ni känner till reglerna, även om de är lite oklara och man behöver göra en samlad bedömning från fall till fall om det är skattepliktigt eller inte, underströk hon.
Marie Enander gick därefter igenom intern respektive extern representation.
- Intern representation kan vara aktuellt vid lite större informationsmöten, interna kurser, personalfester och planeringskonferenser.
- Extern information handlar om att man ska inleda eller upprätthålla goda affärsförbindelser och här finns det tre rekvisit man måste ta hänsyn till, personsamband, tidssamband och ortssamband.
Representationen ska alltså ske med samma personer som man haft möte i och i nära anslutning till ett möte.
Marie Enander gick även igenom reglerna kring konferensresor och vanliga fel man gör. Det viktigaste är att ha ett väl specificerat program och att det ska vara till nytta i tjänsten.
- Det här är något som Skatteverket gärna tittar på i sina revisioner, både för anställda och för kunder. Det handlar om programmet, antal timmar, kostnaderna och resmålet. Man ska ha program minst sex timmar per dag, kommenterade hon.
Marie Enander underströk även vikten av att ha en bra dokumentation och tydliga policies.
- Man måste kunna förklara varför en kostnad hanterats på ett visst sätt i bokföringen och en policy ska vara anpassad efter den organisation man verkar i.
Här finns Marie Enanders presentation om representation och konferensresor
Brutto- och nettolöneväxling
Efter kaffepausen var det dags för Annica Kämpe, auktoriserad redovisningskonsult och kursledare, att bjudas upp på scenen för att berätta lite mer om löneväxling.
- En anställd kan byt ut lön mot en förmån men bruttolöneavdraget ska inte ses som en betalning för förmånen, utan mer som en överenskommelse mellan arbetsgivare och anställd.
- Bruttolöneavdraget kan användas för att var kostnadsneutralt och det som det går att förhandla om är sjuklön, semesterlön, övertidsersättning och avtalspension, sade hon.
Omvänd löneväxling är ett bruttolöneavdrag som innebär att ett avdrag görs direkt från den kontanta bruttolönen. Då ökas bruttolönen med ett belopp som exempelvis motsvarar en bilförmån.
- Förmånsbilar är den vanligaste förmånen vi har, sade hon.
När det gäller nettolöneväxling dras förmånsvärdet på nettolönen och bruttolönen påverkas inte. Den anställde behåller också sin semestergrundade lön.
Annica Kämpe gav några exempel på hur brutto- och nettolöneväxling kan påverka lönebeloppen och beskrev också retroaktiv förmån. Hon framhöll även vikten av en god dialog mellan redovisningsavdelningen och löneavdelningen. Hennes slutord var:
- Löneväxling är en förhandlingsfråga, reglera era förhållanden i avtal och håll koll på aktieägarens lön under kalenderåret!
Här finns Annica Kämpes presentation om löneväxling
Prioritera rätt och framför allt dig själv
Representation och förmånsbeskattning 2023 avslutades med den inspirerande och tänkvärd föreläsning av prioriterings- och effektiviseringsexperten Petra Brask.
Hon ville visa vägen till ett hållbart och hälsosamt arbetsliv och gav tips på hur vi kan stärka vår prioriteringsförmåga och undvika bråttomfällorna – och framför allt ställde hon den retoriska frågan: ”Kommer du ihåg att prioritera dig själv?”.
- Vi glömmer lätt bort personen som har facit; oss själva. Och när det är högsäsong på jobbet och högsäsong hemma, då blir vi som mest sköra.
- Det är lätt att vi dras med i ett flockbeteende och missar då lätt tid för träning, reflektion och egentid. Det är viktigt att lägga in luft i sin kalender, för det oförutsedda.
Petra Brask tipsade om LEGO-modellen; där L står för läget, E för effektivitet, G för glädjeämnen och O för oro – en modell som man bör lägga in i sin veckoplanering.
En annan modell hon lyfte fram var 2-1-metoden; där man ska tänka ”Hur kan den här dagen bli den bästa tänkbara”. Du ska tänka ut två viktiga saker som du ska göra under dagen och en viktig sak som gynnar dig under dagen.
Hon berättade även om toppchefernas femstegsmodell för prioriteringar:
1. Utvärdera – vad är mest kritiskt
2. Delegera
3. Promenera för att aktivera det undermedvetna
4. Omvärdera
5. Verkställa
Hon gav därefter exempel på hur man kan låta bli att skjuta upp saker och visade bilden på The Healty Mind Platter – med delar som sömn, fokus, spontanitet, social samvaro, rörelse, reflektion och kreativitet.
- Vill du bli stressad ska du alltid vara tillgänglig, skjuta upp allt till sista sekunden, inte ta några raster, skippa sömn, mat och träning, säga ja till allt, oroa dig för allt och aldrig slappna av, avslutade hon.
Här finns Petra Brasks presentation
Därmed var Representation och förmånsbeskattning slut för denna gång. Vi tackar våra fyra enastående experter på scenen, alla som trotsade vinterkyla och krånglande tåg och faktiskt kom till Posthuset och önskar alla en fin vinter! Vi ses igen i december 2024!