Representation och förmånsbeskattning 2019

Fredagen den 6 december var det åter dags för Företagsuniversitetets årliga konferens Representation och förmånsbeskattning. Det var ett välbesökt arrangemang och många förväntansfulla deltagare anlände till Clarion Hotel Sign vid Norra Bantorget i Stockholm en förmiddag som bjöd på alla nyanser av grått.

Medan regnet strilade utanför hälsade konferensens moderator Lotta Eriksson från Företagsuniversitetet alla deltagare välkomna och gav en bild av vad vi redan nu vet om 2020, som att värnskatten avskaffas, att FN:s barnkonvention blir svensk lag, att den finlandssvenska namnlängden utökats med 38 namn, att fotbolls-EM pågår mellan den 12 juni och 12 juli i 12 europeiska städer och att det blir amerikanskt presidentval den 3 november.

Förmiddagen bjöd sedan på två spännande och intressanta föreläsningar, den första om förmåner. Föreläsare var Constantina Boberg från PWC, som både gav en bild av allmänna principer om förmånsbeskattning, skattefria förmåner (ska vara av mindre värde, enklare slag och erbjudas alla anställda för att skapa trivsel), särreglerade skattefria förmåner, gåvor (jul-, jubileums- och minnes) och och skattepliktiga förmåner.

– Jag vill framför allt skapa en medvetenhet på det här området, som är lite snårigt, förklarade hon.

Constantina delade upp förklaringen i skattefria förmåner ur arbetsgivarperspektivet och ur medarbetarperspektivet. Hon underströk också vikten av att ha en tydlig policy när det exempelvis gäller arbetsredskap och arbetskläder.

Policyn ska förtydliga:

• Vilka anställda ska få redskapen?
• Vilka anställda har rätt till arbetskläder?
• Hur får redskapen användas?
• När ska redskapen återlämnas?
• Får man behålla redskapen under tjänstledighet?

Här finns Constantinas presentation!

Representation internt och externt

Efter Constantinas föredragning jackade Marie Enander från KPMG in och beskrev extern och intern representation. Först benade hon ut de två begreppen:

• Extern representation – inleda eller upprätthålla affärsförbindelser eller liknande
• Intern representation – personalvård

Intern representation kan vara:

• Informationsmöten med personalen
• Personalfester
• Interna kurser
• Planeringskonferenser (ex. budgetering, personalfrågor)
• Representation mot koncernföretag m.m.
• Arbetsmöten och styrelsemöten

För extern representation gäller:

• att det finns ett omedelbart samband mellan representationskostnaderna
  och den verksamhet som bedrivs. Dessutom har tidpunkt, personer och ort stor vikt.
• Det kan även vara demonstrationer och visningar eller vid företagsjubileum
• Fundera över om det kan uppfattas som lyxrepresentation, om det ska förmånbeskattas och om det finns risk för muta!

• Krav på verifikation/dokumentation
• Syftet med representationen
• Datum för representationen
• Namn och bolag/organisation

– Dokumentationen är a och o, underströk Marie Enander.

– Det bör kortfattat framgå vad mötet handlat om. Det ska inte bara stå att det var ett kundmöte utan att det var ett möte med anledning av något specifikt.

Marie Enander gick även igenom reglerna för studie- och konferensresor, där det bland annat krävs minst sex timmar kvalitativ arbetstid per dag.  I vissa fall riskerar medarbetarna förmånsbeskattning för resan och det kan handla om att programmet inte var tillräckligt bra, att nyttan inte var tillräckligt stor och att resan var för påkostad med mycket nöje och rekreation.

Hon slog ett slag för att ha en bra personalhandbok och att se till att alla medarbetare känner till vad som gäller.

Skatter, gåvor och samordningsnummer

Efter lunch var det dags för en favorit i repris; Pia Blank Thörnroos från Skatteverket var tillbaka för fjärde året i rad.

Hon gick bland annat igenom normalbelopp vid tjänsteresor (höjs från 230 till 240 kronor), kostförmån (beloppet för 2020 är oförändrat 245 kr för helt fri kost) och bostadsförmån samt planerade förändringar för 2020, bland annat vad gäller ingångsavdrag, förstärkt avdrag för forskning och utveckling samt ändringar i reglerna om skattereduktion för rutarbete.

Hon berättade bland annat att beloppsgränserna för gåvor inte ändras utan även fortsättningsvis är:

• Julgåva maximalt värde inklusive moms 450 kr
• Minnesgåva maximalt värde inklusive moms 15 000 kr
• Jubileumsgåva maximalt värde inklusive moms 1 350 kr

Pia Blank Thörnroos nämnde även regeringens 73-punktslista, som ska genomföras på relativt kort tid, bland annat inom följande områden:

• Ekonomi och statsfinanser
• Jobb, företagande och hållbar tillväxt
• Hela landet ska växa
• Miljö och klimat
• Integration och hedersbrott
• Bostäder
• Skolan
• Sjukvård och äldre
• Funktionshinder
• Migration
• Trygghet, säkerhet och demokrati

– Det finns saker som berör beskattning i den här överenskommelsen och för 2020 har man stora ambitioner, som vi ska förbereda oss inför, kommenterade hon.

Som vanligt gick hon även igenom vad som gäller för friskvårdsbidraget, hälso- och sjukvård (som enligt huvudregeln är skattepliktigt) och hur det har gått med arbetsgivardeklarationer på individnivå.

Slutligen lyfte hon en fråga som hon brinner lite extra för i tider av diskussioner kring samordningsnummer och välfärdsbrott:
– Samordningsnummer innebär inte att en person har rätt att arbeta i Sverige, underströk hon.
– En arbetsgivare som anställer en person från land utanför EU måste kontrollera att personen har arbetstillstånd.

GDPR och mänskliga faktorn

Efter eftermiddagsfikat var det dags för en intensivkurs i GDPR och hur den nya dataskyddsförordningen påverkar vårt arbete på löne-, hr- och ekonomiavdelningarna. De som ledde kursen var Jesper Thornberg och Farhoud Fazeli från Evertrust Consulting.

Sedan den 25 maj 2018 då den nya förordningen trädde i kraft, har 128 sanktioner tilldelats olika företag och myndigheter. Den största sanktionen hittills var på 240 miljoner euro och drabbade British Airways för bristande säkerhet.

– Det är förstås viktigt att personuppgifter inte hamnar i orätta händer, samtidigt går det inte att bygga system som är 100-procentigt säkra, konstaterade Jesper Thornberg.

Om det inträffar en personuppgiftsincident har man skyldighet att rapportera detta till Datainspektionen inom 72 timmar.

– Mellan den 1 januari och 30 september i år rapporterades det in 3 410 incidenter till Datainspektionen. Det blir ungefär 90 anmälningar per vecka. Antalet har ökat med 30 procent, beskrev Farhoud Fazeli.

50 procent av alla incidenter beror på den mänskliga faktorn, hälften är felaktiga e-postutskick. Jespers och Farhouds råd och viktigaste regel är ”Det rätta ska alltid vara det lätta för medarbetarna”.

Löneavdelningen hanterar förstås en rad känsliga personuppgifter och då måste höga krav ställas.
– Man ska inte skicka löneuppgifter via e-post, underströk de avslutningsvis.

Every breath you take... I'll be watching you...

Den sista föreläsaren på Representation och förmånsbeskattning var professor Henrik Belfrage. Till tonerna av Stings ”Every breath you take” fick han inta scenen och ge en bild av personer med psykopatiska drag.

Han har bland annat gjort fler än 500 bedömningar av tungt kriminella på landets fängelser.

– Psykopati är en personlighetsstörning som utvecklas tidigt och är kroniskt, förklarade han.

Typiskt är förstås avsaknad av känslor och empati. Samtidigt är psykopaterna experter på att inleda intima relationer - tyvärr slutar det oftast med sadism, psykiskt våld eller partnervåld.

– De som har diagnosen psykopat arbetar oftast inte alls. De som har många psykopatiska drag arbetar men har vanligen bara korta anställningar. De kan göra snabba karriärer men de tar inte ansvar utan utsätter ofta andra för mobbing, berättade Henrik Belfrage.

Hur kan man upptäcka dem då? Det finns en checklista i två delar där det sätts poäng utifrån de svar man får vid bedömningen.

– 18 poäng visar att man definitivt är psykopat. Helst ska man landa på mindre än 11 poäng och de flesta landar på 2-3 poäng. I bedömningen tar man hänsyn till lögnaktighet, manipulation, om man saknar skuldkänslor, är impulsiv och har dålig självkontroll bland annat.

– De här personerna har också en ytlig charm, är gärna lite pseudointellektuella och har alltid svaren långt ut på tungspetsen. De använder gärna ett ganska tekniskt språk och så stirrar de ofta lite för länge i ögonen på den de pratar med. Det kan ni tänka på när men bara för att någon tittar er i ögonen behöver de inte vara psykopater, sade han lite skämtsamt.

Enligt Henrik Belfrage är fyra av fem psykopater män. Det omvända gäller för borderline-diagnosen, där är majoriteten kvinnor.

Henrik Belfrage är en av författarna till boken Psykopati, en bok bortom sensationsteorier, där författarna med utgångspunkt i aktuell forskning skildrar hur psykopatiska personlighetsdrag yttrar sig och personlighetsstörningen utvecklas. Boken behandlar också hur psykopati skiljer sig från andra psykiska störningar, hur man gör kliniska bedömningar med mera.

Representation och förmånsbeskattning avslutades med mingel för de som så önskade.

Bland kommentarerna i utvärderingen, där helhetsbetyget för konferensen landade på 4,6 av 5 möjliga i betyg, läser vi bland annat:

• ”Roligt och proffsigt utfört. Bra föreläsare och mycket intressanta föreläsningar. Toppseminarium!”
• ”Det var bra blandning att de första passen var om representation och förmåner och sedan lättare pass på slutet som också var mycket intressanta.”
• ”Inspirerande och kunniga föreläsare."