Torsdagen den 8 december var det dags för årets höjdpunkt för alla som arbetar med representation och förmånsbeskattning – mötesplatsen som passande nog har just det namnet; Representation och förmånsbeskattning! Över 100 personer kom till Posthuset i Stockholm för att ta del av det senaste inom deras specialområde.
Representation och förmånsbeskattning inleddes med en föredragning av Marie Enander. skattejurist på KPMG. Hennes första pass för dagen omfattade beskattning av personalvårdsförmåner. Hon inledde med att ge en bild av riskerna vid felhantering och gick sedan vidare till frågan om hur en förmån uppkommer.
- Utgångspunkten är att förmåner är allt som den anställde erhåller förutom kontant lön och att det är ersättning för utfört arbete, betonade hon.
Det finns två typer av förmåner; skattefria förmåner; som antingen personalvårdsförmåner eller särskilt i inkomstskattelagen reglerade skattefria förmåner. Om en förmån inte ryms i någon av dessa är den normalt skattepliktig.
En personalvårdsförmån är skattefri för den anställde och avdragsgill som personalkostnad. Den ska vara av mindre värde och av enklare slag och inte vara en direkt ersättning för utfört arbete. Den syftar till att skapa trivsel på arbetsplatsen och riktar sig mot hela personalen. Det kan exempelvis vara kaffe, en övertidsmacka av enklare slag, enklare slag av motion eller motsvarande.
Marie Enander talade även om motion och friskvård (friskvårdsbidraget får vara max 5000 kronor per år och ska erbjudas alla – även vikarier och timanställda) och om privat hälso- och sjukvård där det sedan 2018 är slopad skattefrihet.
Comp&ben
Konferensens andra pass handlade om compensation & benefits. Föreläsare var experten Gärmund Sandberg, som gjorde en trendspaning inom comp&ben och gav tips på vad man ska tänka på i samband med rekrytering, vilka förmåner som kan erbjudas och hur man ska tänka kring lönebildning.
- Det är vissa delar på marknaden som driver löneutvecklingen, bland annat inom funktionerna IT, juridik och patentingenjörer men också nya orter och ny industri, konstaterade han.
- Många kanske väljer att pendla till Danmark för att jobba för det är bättre lön där men tänker inte på att pensionsförmånerna är bättre i Sverige, exemplifierade han.
- Vi kan också räkna med att norra Sverige får en starkare löneutveckling än övriga Sverige.
- Gör en lista på de personer ni absolut inte kan bli av med och titta på deras löneläge så att det ligger i linje med marknaden på andra orter, rekommenderade han.
Gärmund Sandberg tyckte också att man som arbetsgivare ska vara tydlig i sin kommunikation kring vad man erbjuder för förmåner för att profilera sig. Han tyckte inte att man ska ha för många förmåner, utan att man bör ta bort en gammal om man väljer att erbjuda en ny. Ett tiotal förmåner kan vara ”lagom”.
- Ett nytt fenomen är att en del företag ger alla anställda 10 000 kronor om året för att använda för att köpa förmåner, alltså prylar eller tjänster, i stället för alla vanliga förmåner som terminalglasögon, frukost, hälsokontroller, massage och annat.
Gärmund Sandberg berättade även om – och presenterade - en modell för lönebildning med "pay for performance", där lönen ska vara individuell och differentierad. Den vilar på tre ben; befattning, intern struktur och marknadsanalyser samt att prestation måste kunna styra löneutvecklingen.
Konferensresor och representation
Efter lunch kom Marie Enander tillbaka för att ta ett långt men intressant pass om konferenser, intern och extern representation, gåvor och dokumentation. Hon gick först igenom intern representation – som får hålla på i högst en vecka, inte får vara regelbunden och där eventuella måltidsarrangemang ska vara gemensamma. Det kan handla om:
- Informationsmöten
- Interna kurser
- Personalfester
- Planeringskonferenser
- AW är inte intern representation, poängterade hon – och gick sedan igenom vad som gäller för de olika typerna av intern representation.
Extern representation syftar till att inleda eller upprätthålla affärsförbindelser och det måste därför finnas ett omedelbart samband mellan representationskostnaderna och den verksamhet som bedrivs, enligt Marie Enander.
Hon gick också igenom reglerna kring konferensresor, där det vanligaste felet är att det är ett bristfälligt program – man ska jobba minst sex timmar om dagen under konferensen.
- Det är otroligt viktigt att göra en helhetsbedömning och utvärdera resans program och kostnad samt nytta till tjänsten, underströk hon.
Hon presenterade sedan reglerna för måltider (där huvudregeln är att alla måltider är skattepliktiga och att kostförmånen är på 110 kronor), gåvor till anställda (där huvudregeln är att alla gåvor som ges till anställda är en skattepliktig förmån med undantag för jul-, jubileums och minnesgåva) samt vad som gäller för sponsring.
Marie Enander tydliggjorde alla fallgropar inom respektive område och betonade även vikten av bra dokumentation och väl underbyggda och kommunicerade policies.
Händer det något 2023?
Inte en Representation och förmånsbeskattning utan Pia Blank-Thörnroos från Skatteverket! Hon inledde med att berätta att prisbasbeloppet för 2023 höjs till 52 500 kronor, jämfört med 48 300 kronor som beloppet 2022 var.
Detta påverkar bland annat maximibeloppet vid tjänsteresor och beräkningen av kostförmån; maximibeloppet för tjänsteresor höjs till 260 och hel kostförmån till 275 kronor (lunch eller middag 110 kronor och frukost 55 kronor).
Pia Blank Thörnroos gick även igenom vad som gäller för bostadsförmån och semesterbostad.
- Beloppsgränserna för jul- och jubileumsgåva ändras och julgåvan får motsvara ett maximalt marknadsvärde inklusive moms på 500 kronor, jubileumsgåvan 1 500 kronor och minnesgåvan 15 000 kronor. Andra gåvor från arbetsgivaren är skattepliktiga, kommenterade hon och tillade:
- De tillfälliga reglerna om gratis parkering slopades den 1 juli i år.
Andra nyheter är att reglerna för tillfälligt nedsatta arbetsgivaravgifter för 19-23-åringar slopas den 1 april 2023 och att ersättningen för resor med bil höjs från 18,50 till 25 kronor per mil från den 1 januari. Beloppet används både vid tjänsteresor och vid avdrag för arbetsresor.
Pia Blank Thörnroos berättade även om turerna kring det avståndsbaserade reseavdraget, en lag som skrotas innan den ens trätt i kraft, och gick igenom vad som gäller för begreppet ”tjänsteställe”.
- Från och med redovisningsperiod januari 2023 ska arbetsgivarna redovisa var den anställdes arbetsplats är på individuppgiften, påpekade hon.
2023 medför en ny skattefri förmån, nämligen att det blir skattefritt att ladda sitt elfordon på arbetsplatsen. Reglerna föreslås träda i kraft den 1 juli.
- Däremot är förmån av fri parkering fortfarande skattepliktig.
Slutligen informerade Pia Blank Thörnroos om att åldern för rätt till förhöjt grundavdrag höjs och kort om skatteavdrag.
Korruption och mutor - fallgropar och tips
Konferensens sista talare var Natali Engström Phalén, advokat på Lindahl och före detta generalsekreterare för Institutet mot Mutor. Hon gav deltagarna en uppdaterad bild av korruption och mutor och flera praktiska exempel.
Korruption kan naturligtvis drabba både företag, samhälle och individer hårt;
- En kärnfråga är korruptionens skadeverkningar, kostnaderna för korruption är enorma, konstaterade hon.
Hon beskrev korruption i tre delar; förtroendeskadligt agerande, missbruk av makt för egen vinning och mutor men också antikorruptionsarbetets olika beståndsdelar.
Sverige ligger för närvarande på fjärde plats på Transparency Internationals korruptionsindex, vilket är bra men mörkertalet är stort.
I en undersökning uppger till exempel 32 procent att de tror att korruption är utbrett i Sverige och att det framför allt handlar om vänskapskorruption och användande av kontakter.
En annan undersökning ger vid handen att 75 procent av svenskarna har sett favorisering/nepotism på sin arbetsplats det senaste året och att 58 procent har sett kollegor hantera företagets resurser på ett oansvarigt sätt.
- Man måste ha en struktur i företaget för att skydda både företaget och medarbetarna Därför är det viktigt med tydliga policydokument och att kommunicera kring de här frågorna, underströk Natali Engström Phalén.
Det viktigaste - menade hon - är ”tonen från toppen”, det vill säga att ledningen föregår med gott exempel och är tydliga i sin kommunikation.
Några typiska riskfaktorer är offentliga upphandlingar, bristande attestrutiner och resor men också representation med gåvor och tjänsteförmåner och sponsring, bristande kommunikation och ledarskap och bristfällig dokumentation. Dessutom är vissa sektorer mer utsatta - som transportsektorn, byggsektorn och vård- och omsorgssektorn.
- Mutbrott i Sverige består ofta av pengar, presentkort eller sakgåvor och sker i relationen mellan privat och offentlig – och gärningsmannen är en man på 45 år, enligt statistik från IMM, berättade hon.
Natali Engström Phalén berättade sedan om ett antal domar och gav exempel på vad man kan ge respektive ta emot och när man alltid ska tacka nej.
Hennes avslutande råd blev:
- Ifrågasätt alltid – varför blir jag erbjuden detta?
- Vad är arbetskopplingen?
- Är det förenligt med företagets policy?
- Kan jag stå för det jag gör utåt?
Därmed var Representation och förmånsbeskattning 2022 slut och de deltagare som kunde bjöds på ”after conference” med tillfälle till erfarenhetsutbyte och nätverkande.
Toppbetyg
Det slutliga betyget på konferensen blev hela 4,8 av 5 möjliga och bland kommentarerna läser vi bland annat:
- Förutom innehållet som var väldigt intressant och fantastiska (inspirerande, proffsiga och medryckande) föreläsare så var lokalen fantastiskt trevlig. Upplevde även att det var väldigt trevligt med bakgrundsmusik före föreläsningen började. Helhetsintrycket kändes proffsigt, varmt, trevligt och familjärt!
- Alla föreläsare var väldigt kunniga och inspirerande och bra att lyssna på.
- Det var bra att man kunde ställa många frågor. Alla var väldigt engagerade.
Stort tack till alla kunniga, pedagogiska och proffsiga föreläsare och tack alla deltagare för att ni avsatte en dag för lite mer livslångt lärande!